Секретар за викликом: тимчасова заміна відсутнього працівника

Досить цікавий, з точки зору простоти організації і невеликих стартових витрат, бізнес секретаря за викликом. Приймати замовлення можна прямо з дому, а в подальшому орендувати .

Потенційні клієнти – це, в першу чергу, невеликі мобільні фірми, а також фірми – новачки на ринку, які не зацікавлені у створенні власного офісу, уникають зайвих витрат, і більшість питань воліють вирішувати по телефону.

Також до категорії можливих клієнтів можна віднести представників іногородніх підприємств і служб, відряджених з метою вирішити якусь виробничу задачу. Для таких клієнтів додаткова зв’язок стає необхідністю.

Якого типу послуги ви зможете робити?

Насамперед, це ведення необхідної для клієнта , і її підготовка в обумовлений термін. Також у ваші обов’язки можуть входити складання договорів, розсилка пошти, сканування, роздрук і копіювання потрібних клієнтові документів.

Крім того, ви можете займатися пошуком необхідної клієнту інформації про підприємствах, компаніях і фірмах, держустановах, юристах, – тобто всього необхідного, що цікавить вашого клієнта.

Також у ваші обов’язки буде входити передача телефонних повідомлень, прийом-передача роз’яснень, а також призначати зустрічі клієнта з його діловими партнерами. Можливо, від вас буде потрібно організувати діловий обід або вечерю, підготувати і реалізувати привітання клієнтів у різних формах, вести телефонні переговори .

Ймовірно, необхідно буде надавати також кур’єрські послуги – доставляти документацію в офіси компаній – партнерів ваших клієнтів. Також в список передбачуваних послуг можна включити рекламу – оповіщення клієнтів про нові пропозиції компанії.

Огляд і підготовка преси, проведення консультацій, теж можуть стати одним із пунктів у переліку ваших послуг. Для продуктивної роботи необхідно буде скласти договір, який ви укладете з підприємцем або компанією. Також необхідно вирішити, як будуть оплачуватися ваші послуги, які ви будете надавати вашим клієнтам. Це може бути помісячна оплата, і в договорі повинна бути чітко прописана сума, які саме будуть вказані послуги, а вся інша робота буде оплачуватися окремо.

У разі, коли клієнт звертається до вас досить рідко, в договорі слід визначити розцінки на ті чи інші послуги, які необхідні для клієнта, а також спосіб їх оплати через банк або готівкою, за кожну з послуг, або за комплекс послуг. Для вас буде корисно завести картотеку на кожного клієнта, в якій необхідно вказувати контактні дані, копії документів, договорів, і різна ділова інформація.

Якщо ви проведете досить хорошу рекламну кампанію своїх послуг, то ви наберете кількість клієнтів, необхідне для старту. І якщо їм сподобається якість ваших послуг, вони, швидше за все, звернуться до вас ще, а може і рекомендують вас іншим.

Перший час можна попрацювати в поодинці, з друзями або родичами. Якщо ваш бізнес піде в гору, доведеться найняти співробітників. Непогано, якщо це будуть люди, компетентні в цій галузі, мають навики роботи з комп’ютером, офісним обладнанням, вміють спілкуватися з людьми, які володіють добре поставленої дикцією, і хоча б однією іноземною мовою.

Можна організувати роботу по графіку для того, щоб ваші клієнти могли в будь-який час зв’язатися з вами, в тому числі і у вихідні. Для продуктивної роботи необхідно мати якісну і недорогу телефонний зв’язок – як міський номер, так і мобільний. Найкращим варіантом у подібних випадках є безлімітний договір з компанією-оператором мобільного зв’язку.

До початковим вкладенням можна віднести купівлю комп’ютерів, офісного обладнання, канцтоварів. Також доведеться заглянути в меблевий салон, для покупки офісних меблів. Якщо ви має досвід роботи секретарем, такий вид бізнесу може приносити непоганий дохід, і допомогти вам самореалізуватися. Правильно організувавши свою роботу, ви обов’язково досягнете успіху, адже поки ця ніша бізнесу в Україні майже не зайнята.

І, нарешті, третій необхідний сертифікат – гігієнічний. Щоб його отримати, вам треба буде прослухати курс лекцій про страшні тропічних хворобах, що підстерігають безтурботних туристів в жарких країнах.

Для успішної діяльності будь-якої фірми дуже важливе значення має рекламна кампанія. У регіонах з цією метою традиційно використовують друковані видання. Радіо і телебачення можуть дозволити собі тільки великі кампанії, і то не завжди.

Набагато більш важливе значення надається вивісок і виносним штендерам. Згідно зі статистикою столичних експертів, понад 25% клієнтів приходять до турфірми саме завдяки красивій вивісці. Зрозуміло, що інтер’єр офісу теж повинен бути на висоті. Взагалі, оформлення офісу – окрема тема. Наприклад, якщо ваше агентство пропонує послуги VIP – класу, то інтер’єр, природно, повинен відповідати рівню. Якщо ж ви займаєтеся недорогими турами, то шикарна обстановка може відлякати менш заможних клієнтів.

порада: чим більше на стінах вашого офісу сертифікатів і дипломів, тим більше шансів розраховувати на довіру з боку клієнта. Природно, перше враження не повинно бути згодом зіпсовано, і жоден сертифікат чи диплом не замінить професіоналізму співробітників або рекомендацій постійних клієнтів.

А тепер кілька порад початківцям підприємцям від професіонала. Редактор столичного інформаційного агентства «Туринфо» Світлана Старцева ділиться досвідом: – Перше, що потрібно – напрацьовувати власну клієнтську базу. Для цього знадобиться рік як мінімум. І це в найкращому випадку. Перший рік в діяльності агентства – найважчий. Тільки на другий рік з’являється перша істотна прибуток, постійні клієнти.

найважчим, можна сказати переломним у діяльності фірми є третій рік – немає різких збільшень прибутків і клієнтів, багато керівників відчуває, що бізнес зайшов у глухий кут, немає перспектив розвитку. Саме цей етап є фінальним більш ніж для 40% турагенств. Зате «вижили» агентства остаточно закріплюються на ринку.

Тепер давайте розглянемо передбачувані доходи і витрати турфірми

Основні витрати:

• Витрати на рекламу;
• Зарплата персоналу;
• Витрати на послуги зв’язку;